A meghívónak tartalmaznia kell:

• a meghívás tárgyát (értekezlet, közgyűlés stb.)
• a meghívó fél nevét,
• a meghívott nevét, vagy megszólítást (pl Kedves kollégák stb.)
• a céges rendezvény helyét, pontos idejét, (óra, perc),
• a rendezvény napirendjét
• a részvételi szándékkel kapcsolatos visszajelzést vagy a lemondást lehetővé tevő utalásokat,
• a megjelenésre vonatkozó kéréseket,
• egyéb hasznos információkat: parkolási útmutató, útvonal, kapcsolattartó személy/személyek, szállás, étkezés, programterv, további helyszínek stb.

A rendezvényre szóló meghívó a rendezvény jellegének megfelelően nézzen ki.

Protokolláris rendezvények esetében a hivatalos levél forma egy bevált meghívó minta.

Informális rendezvény esetében gyakran használnak képeket, a képek feldobják a meghívót, ránézésre lehet tudni, miről szól a rendezvény (születésnap,névnap, baráti összejövetel, grillparti, legénybúcsú, leánybúcsú, esküvő stb.)